休職の診断書が出たら、会社はどうする？ 受け取った日から休み始めるまでの対応

「しばらく休むように言われました」と、部下から主治医の診断書を渡された。急なことで、会社は何から手をつければよいか迷いがちです。国の「職場復帰支援の手引き」では、休職は、この診断書の提出から始まります。このコラムでは、診断書を受け取った日から、社員が休み始めるまでに会社がすることを、順番にまとめます。

01受け取ったら、最初にすること

国の手引きでは、休み始めの対応を、次のように示しています。

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   話を聴いて、安心してもらう上司

   診断書を受け取ったら、まず本人の話を聴きます。国の手引きでは、休み始める社員には、療養に専念できるよう安心させることが大切だとしています。

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   人事と産業医に知らせる上司

   診断書が出たことを、人事と産業医などに連絡します。診断書は健康情報なので、決めた人だけで扱います。

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   診断書と就業規則を確かめる人事・産業医

   休む必要と期間の見込み、会社の休職の決まりを確かめます（このあと説明します）。

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   本人に、手続きと流れを説明する人事・上司

   休職中の手続きと、復職までの流れを説明します。休職を申請する書類があれば、出してもらいます。

02診断書で確かめる4つのこと

診断書の書き方は、医療機関によってちがいます。会社が確かめたいのは、次の4つです。

診断書の図はイメージです。実際の診断書の形や書かれる項目は、医療機関によってちがいます。

「配慮をすれば働ける」と書かれていたら

診断書が「休む必要がある」ではなく、「残業をしないなどの配慮をすれば働ける」という内容のこともあります。「治療と就業の両立支援指針」では、次の流れで、働き続けられるかを会社が判断するとしています。

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   主治医の意見を産業医に伝え、意見を聴く人事・産業医

   働き続けられるか、どんな配慮が必要かについて、産業医の意見を聴きます。産業医がいない会社は、主治医の意見を参考にします。

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   本人の希望を聴いて、話し合う本人・上司・人事

   働き続けたいか、どんな配慮を望むかを聴き、十分に話し合って、本人の了解を得られるようにします。

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   会社が、働き続けられるかと配慮の内容を決める会社

   配慮の内容と、いつからいつまで行うかを決めます。

詳しくは『治療と仕事の両立支援とは？ 病気の社員から相談されたら、会社がすること（2026年4月から努力義務）』『診断書の「適応障害」「うつ状態」「自律神経失調症」とは？ 会社が知っておきたい病名の読み方と、確かめること』

03就業規則で確かめること

休職の決まりは、法律では決まっていません。国のモデル就業規則の解説でも「休職の定義、休職期間の制限、復職等については、労基法に定めはありません」とされています。休職がいつから始まり、どのくらい休めるかは、会社の就業規則で確かめます。

国のモデル就業規則（第9条・第18条）と、国のパンフレットにある規程の例をもとにまとめました。

年次有給休暇と、傷病手当金

休職の前に、年次有給休暇を使うかどうかも確かめます。年次有給休暇は、本人が請求した時季に与えるものです（労働基準法 第39条）。使うかどうかは、本人の希望を聞きます。そのとき、健康保険の傷病手当金との関係も伝えておくと、本人が選びやすくなります。

• 傷病手当金は、連続3日休んだあと、4日目から
  この3日（待期）には、年次有給休暇や、土日・祝日などの休みの日も含まれます。
• 給料が出ている日は、傷病手当金は出ません
  年次有給休暇を使った日も同じです。給料が傷病手当金より少ないときは、その差額が出ます。
• 仕事が原因の病気やけがは、対象になりません
  仕事が原因のもの（労災）は、労災保険の対象です。

協会けんぽの場合。健康保険組合に入っている会社は、組合の決まりも確かめてください。

詳しくは『傷病手当金とは？ 休職中の社員を支えるお金と、会社がする手続き』『休職期間が満了したら？ 復職できないときの退職の扱いと、会社が前もってすること』『診断書の費用は誰が払う？ 休職・復職・傷病手当金・労災など、書類ごとの負担と就業規則での決め方』『就業規則はいつ作る？ 変更の手続きと、休職・復職・健康診断など健康管理の規定の決め方』

04休み始める前に、本人と確かめること

休み始めたあとは、本人と話す機会が少なくなります。休み始める前に、次のことを伝え、決めておきます。

国の手引きと「治療と就業の両立支援指針」をもとにした例です。

詳しくは『休職中の社員への連絡、会社はどうする？ 頻度・窓口・伝えることと、気をつけること』

05職場への伝え方と、診断書の扱い

心の健康の情報は、とくに慎重に扱う必要がある個人情報です。一方で国のメンタルヘルス指針では、上司や同僚の理解と協力のために、情報を適切に使うことが必要な場合もあるとしています。何をどこまで伝えるかは、本人と相談して決めます。

国の手引きと指針の考え方をもとにした例です。

診断書は、扱う人を決めて保管する

• 診断書などの健康情報は、人事や産業医など、前もって決めた人がまとめて管理します。職場で回覧したり、ほかの書類と一緒にしたりしません。
• 扱う人とその範囲、守秘のルールは、衛生委員会などで話し合い、社内の決まりにしておきます。
• 心の健康の情報を理由に、解雇や退職のすすめなど、本人に不利益な扱いをしてはいけません。

06迷うときの進め方

詳しくは『仕事中のけがに健康保険は使えません：労災保険との使い分けと、会社の手続き』『安全配慮義務とは？ 労働契約法5条で会社が負う責任と、違反を問われないために日ごろからすること』

07受け取ったときのチェックリスト

診断書を受け取ってから休み始めるまでに、次のことができているか確かめましょう。

休み始めの対応は、そのあとの休職中の連絡や、復職の準備の土台になります。ふだんから職場を知っている産業医がいると、診断書を受け取ったその日から相談しやすくなります。

おわりに

休み始めの対応は、本人が安心して療養し、無理なく職場に戻るための第一歩です。あわてずに、決めた手順で進めましょう。

詳しくは『休職から復職までの流れ：休み始めから復職後のフォローまで、会社がすること』